Văn phòng LĐLĐ tỉnh
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước để thực thi thẩm quyền hành pháp, do cơ quan nhà nước mà chủ yếu là cơ quan hành chính nhà nước ban hành. Là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp, văn bản ngày càng đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội con người. Đặc biệt, trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân…, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước, là sự thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước. Văn bản quản lý hành chính nhà nước ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi thẩm quyền, được sử dụng quyền lực nhà nước để đảm bảo thi hành văn bản. Còn văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội hay của doanh nghiệp chỉ điều chỉnh các quan hệ trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp đó, không được sử dụng quyền lực nhà nước và các biện pháp cưỡng chế nhà nước để đảm bảo thi hành văn bản.
Công đoàn là một trong những bộ phận cấu thành nên hệ thống chính trị của nước ta hiện nay. Với vai trò to lớn là đại diện cho công nhân viên chức lao động để chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và bảo vệ quyền lợi hợp pháp chính đáng, công đoàn cũng có những giao tiếp nhất định bằng văn bản đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp, và trong nội bộ của công đoàn… để thực thi các quyết định của nhà nước và thực hiện vai trò của mình. Hơn thế nữa, để theo kịp và đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế xã hội trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, xây dựng nền kinh tế của nước ta theo hướng công nghiệp hóa - hiện đại hóa, trong mối quan hệ vượt không gian để tăng cường quan hệ quốc tế, đổi mới phương thức và nội dung hoạt động công đoàn, việc ban hành văn bản của công đoàn càng đòi hỏi chính xác về thể thức và nội dung để đảm bảo tính pháp lý trong giao tiếp, tính đúng đắn trong thực thi nhiệm vụ. Do vậy, việc soạn thảo và ban hành văn bản đối với hoạt động công đoàn đóng một vai trò hết sức quan trọng.
Thực trạng, thuận lợi và khó khăn
Các cấp công đoàn cơ bản thực hiện được công tác văn thư, soạn thảo văn bản đáp ứng được yêu cầu chỉ đạo hoạt động trong hệ thống công đoàn; việc soạn thảo văn bản đáp ứng được mối quan hệ giao tiếp với các cơ quan chức năng nhà nước và doanh nghiệp giúp cho công tác phối hợp hoạt động, công tác đại diện bảo vệ quyền lợi cho công nhân viên chức lao động được thực hiện tốt đáp ứng được yêu cầu nắm bắt, trao đổi thông tin trong hệ thống công đoàn và các cơ quan Đảng, nhà nước trong hệ thống chính trị.
Ngoài ra, trong khuôn khổ các dự án nước ngoài tài trợ, trong chỉ đạo phối hợp hoạt động đối với các đơn vị có yếu tố nước ngoài công tác soạn thảo văn bản cũng đã đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của đối tác, mang lại một số nguồn tài trợ đáng kể về vật chất cho hoạt động công đoàn.
Tuy nhiên, trong công tác soạn thảo vẫn tồn tại việc soạn thảo văn bản sai lỗi chính tả, không tuân thủ các quy định thông thường về viết hoa, viết tắt, viết tên riêng… chậm trễ hoặc thất lạc công văn, công tác lưu trữ chưa bảo đảm hệ thống hóa theo tiêu chí yêu cầu. Đối với công đoàn cơ sở, công tác lưu trữ công văn của Ban Chấp hành hầu như không thực hiện, tùy thuộc rất lớn vào sự thay đổi của cán bộ công đoàn không chuyên trách tại đơn vị.
Với thuận lợi về mặt chủ trương, chỉ đạo hoạt động chung trong hệ thống là Nghị quyết số 05/NQ-ĐCT ngày 22/11/2000 của Tổng LĐLĐ Việt Nam về đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn; Chỉ thị số 02/CT-ĐCT ngày 02/8/2010 về tiếp tục đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn; gần đây Tổng Liên đoàn cũng đã ban hành các Quyết định số 1012/QĐ-TLĐ, 1013/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 quy định về chế độ báo cáo, về thể loại văn bản, thể thức và thẩm quyền ban hành các loại văn bản của tổ chức Công đoàn, thực hiện triển khai sử dụng phần mềm lưu công văn trong toàn hệ thống... Trên cơ sở các văn bản quy định của Tổng Liên đoàn, các tỉnh đã xây dựng và ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Liên đoàn Lao động tỉnh tạo thống nhất chung trong thực hiện công tác soạn thảo, văn thư lưu trữ trong hoạt động Công đoàn. Mặt khác, một thuận lợi nữa là hầu hết các văn phòng công đoàn đã được trang bị đầy đủ về máy móc thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, thiết bị và đường truyền internet… cán bộ làm công tác văn thư trong hệ thống công đoàn đều có trình độ từ trung cấp trở lên, có khả năng sử dụng các thiết bị máy móc văn phòng.
Bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ cũng gặp không ít khó khăn như cán bộ làm công tác văn thư, thực hiện soạn thảo văn bản đa số là cán bộ trẻ, kiêm nhiều việc, nhận thức và hiểu biết chưa đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ và hoạt động công đoàn; công việc văn thư vất vả nhưng hệ số lương cho chức danh này rất thấp, không có chế độ đãi ngộ. Đối với công đoàn cơ sở, không có cán bộ chuyên trách công đoàn, không có biên chế văn thư, soạn thảo, thường xuyên thay đổi theo nhiệm kỳ hoạt động; công tác bồi dưỡng, tập huấn soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ không có điều kiện thực hiện thường xuyên, cập nhật kịp thời các quy định của Đảng, nhà nước, để đáp ứng yêu cầu giao tiếp với các cơ quan chức năng, các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài; chưa có biểu mẫu thống nhất trong hệ thống công đoàn từ cấp cơ sở trở lên đối với các văn bản thông thường trong chỉ đạo hoạt động của công đoàn, các mẫu báo cáo chưa đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin, thống kê số liệu.
Giải pháp, đề xuất, kiến nghị
Từ thực tiễn hoạt động công tác công đoàn đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản, cần có các giải pháp phát huy những ưu điểm đạt được và khắc phục những tồn tại như sau:
Một là, chú trọng đầu vào khi tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản cần phải có trình độ, kiến thức chuyên môn và am hiểu về hoạt động công đoàn.
Hai là, tăng cường và thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm văn thư, lưu trữ, nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ công đoàn trong hệ thống. Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin, sử dụng thư điện tử để thực hiện việc chỉ đạo hoạt động công đoàn theo xu hướng cải cách hành chính, tiết kiệm chi phí, nhanh chóng và gọn nhẹ.
Ba là, thiết kế biểu thống kê số liệu hàng năm phải được lượng hóa và có thể sử dụng phần mềm vi tính để tổng hợp nhanh, chính xác; các biểu mẫu thống kê hoạt động công đoàn phải được soạn thảo cho từ tổ công đoàn và có tính hệ thống từng tháng, từng năm, từng nhiệm kỳ; nâng cấp phần mềm vào sổ công văn để có thể truy cập được nội dung chi tiết của văn bản, không dừng lại ở mức chỉ vào sổ thông thường và lưu nội dung tóm tắt như hiện nay.
Bốn là, thực hiện phân công, mở sổ theo dõi thường xuyên, liên tục và giao trách nhiệm cụ thể trong công tác lưu trữ, phát hành văn bản để kịp thời khắc phục những thiếu sót.
Tuy không phải là cơ quan hành chính nhà nước, song các cấp công đoàn phải thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản để chỉ đạo hoạt động và thực hiện vai trò tham gia cùng các cơ quan chức năng nhà nước bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp chính đáng cho công nhân viên chức lao động. Thời gian đến công tác này cần phải được chú trọng và thực hiện có hiệu quả hơn để đáp ứng được yêu cầu đổi mới phương thức và nội dung hoạt động công đoàn. Hơn nữa, để thu hút đông đảo và tự nguyện gia nhập tổ chức công đoàn của người lao động, công đoàn cần phải thể hiện là một tổ chức có hình thức và nội dung hoạt động phù hợp với xu thế phát triển của thế giới, xứng đáng đại diện, tham gia cùng người sử dụng lao động quản lý sản xuất hiệu quả, chất lượng để tạo ra sản phẩm vật chất cho xã hội.
VP